Procédure d'importation d'une liste d'étudiants via un fichier

Cette option vous permet d'inscrire, à partir d'un fichier, une liste de personnes disposant d'un compte UPVM mais aussi de les répartir dans des groupes (existants ou à créer).

  1. Configurer le fichier (classeur excel ou équivalent)

    Le fichier comprendra 1 ou 2 colonnes :

    • La première colonne (obligatoire) doit contenir les éléments permettant d'identifier les comptes des utilisateurs dans le système, soit :

      • les noms d'utilisateur (mais il n'est pas forcement aisé de disposer de cette information)
      • ou les adresses de courriel etu.univ-montp3.fr
      • ou les numéros étudiants

      Pour les étudiants, nous vous conseillons d'utiliser le numéro étudiant (appelé numéro d'identification dans Moodle)

    • La seconde colonne (si nécessaire) permet d'indiquer le groupe (existant dans le cours ou à créer).

    Exemple

    Exemple de fichier

    Remarque

    La première ligne peut être renseignée par les titres des colonnes ou pas. Le fichier, dans ce dernier cas, commencera dès la première ligne par le numéro et éventuellement le groupe d'un participant à inscrire.

    Enregistrez votre fichier en CSV UTF-8 :

    AttentionImportant⚓

    N'utilisez pas d'accent ni de caractères spéciaux ( : = / \ , { } " # > < | ), l'@ ne pourra être utilisé dans la première colonne que si vous choisissez d'inscrire les participants par l'adresse de courriel.

    Autre format d'importation

    Il est aussi possible de déposer un fichier en format .txt. Il sera alors de la forme :

  2. Déposer le fichier dans l'espace de cours pour procéder à l'inscription

    Cliquez sur l'onglet Participants

    Dans le menu déroulant « Utilisateurs inscrits », sélectionner Importation des inscriptions tout en bas de la liste

    Formulaire d'importation⚓

    Configurer le formulaire en fonction des données de votre fichier :

    • Onglet « Identité utilisateur » : choisir quel élément permet d'identifier les utilisateurs. Si vous déposez la liste des numéros d'étudiant, choisissez « Numéro d'identification »

    • Onglet « Options d'inscription » : vous pouvez modifier le rôle à attribuer si nécessaire. Le rôle configuré par défaut est « Etudiant »
    • Onglet « Options des groupes » : 4 possibilités

    1. Le fichier ne comporte pas de groupe (1 seule colonne) :

    2. Les étudiants seront répartis dans des groupes qui existent déjà dans l'espace de cours. Les noms de groupes dans le fichier doivent être parfaitement identiques aux noms de groupes de l'espace de cours.

    3. Tous les étudiants à importer doivent être inscrits dans un même groupe qui existe déjà dans l'espace de cours.

    4. Les étudiants doivent être répartis dans des groupes qui n'existent pas encore dans l'espace de cours. Les noms de groupes sont indiqués dans le fichier, les groupes seront créés automatiquement.

    • Onglet « Importation du fichier » : déposer le fichier .csv ou .txt que vous avez préalablement préparé.
    • Cliquer sur Importation

    Truc & astuce

    Cette méthode peut être utilisée uniquement pour répartir les étudiants dans des groupes, même si ces étudiants ont déjà été inscrits dans le cours, par n'importe quelle méthode (inscription manuelle, auto-inscription, synchronisation de cohorte).

    Attention

    L'importation d'utilisateurs par fichier .csv ou .txt correspond à une inscription manuelle, c'est donc sur cette ligne qu'ils apparaîtront dans la page des méthodes d'inscription. Si vous souhaitez supprimer ces inscriptions dans le tableau des utilisateurs, il faudra donc bien veiller à utiliser les filtres pour les identifier avant suppression, afin de ne pas supprimer en même temps votre propre inscription.

    Compléments

    Si des étudiants sont déjà présents dans l'espace de cours avant l'importation, l'opération ne modifiera pas leur inscription. Ils pourront juste être rattachés à leur groupe s'ils ne l'étaient pas.

    1. Résultat de l'importation⚓

      • Message d'importation réussie

      Dans le cas d'un fichier avec en-tête des colonnes :

      Dans le cas fichier sans en-tête des colonnes :

      • Message d'échec d'importation 

      Pour y remédier : vérifiez :

      • si vous avez correctement renseigné le champ utilisateur dans le formulaire
      • si les données non importées ne comportent pas d'accent ou de caractères spéciaux.